采购角色-操作文档

企业采购系统操作手册

1、概述

本手册为企业提供采购系统的操作指引，企业的操作后台地址为：https://shop.towngasvcc.com/

打开上面系统操作地址，输入帐号和密码即可进入到操作页面，帐号密码由区域公司提供。

2、采购业务主要流程介绍

2.1集采业务

描述：参与角色主要为区域公司、子公司和第三方供应商，业务核心是帮助企业实现内销以及外采直送整条业务链路的闭环，实现内销应收以及采购应付的整体结算。

流程：

2.2代采业务

描述：参与角色主要为区域公司、子公司和第三方供应商，业务核心是区域公司统一推荐供应商，子公司向区域推荐的供应商进行采购，期间的结算由子公司与第三方供应商直接对接。

流程：

2.3自采业务

描述：参与角色主要为子公司和第三方供应商，业务核心是企业自己独立寻找供应商，独立完成采购、结算等业务，期间区域公司不会参与。

流程：

3、功能模块介绍

3.1商品中心

3.1.1商品列表

路径：店铺后台-商品中心-商品列表

功能介绍：商品创建成功的在商品列表-创建成功tab，发布到店铺进行线上售卖的商品在发布成功tab；在商品列表可查看商品的发布状态，上下架状态，商品名称，商品SKU编码，商品SKU ID,商品规格，商品类目等商品信息

在商品中心可进行创建商品、编辑商品、发布商品、上下架商品操作

商品创建时需要注意：

1）商品销售场景，线上商城，线下销售

商品是要发布到C端商城，由用户自行下单的场景，为线上商城，选择线上商城，则需要填写全部商品字段，由运营人员审核通过之后可发布到线上店铺进行售卖，商品不需要线上售卖，只需要线下进销存、代客下单使用，只勾选线下销售，则只可填写部分字段进行提交，便可进行进销存操作

2）商品的经营模式：自营/一件代发

自营：企业自己仓库的商品，以及企业可以进行采购（采购模式包含：集采、代采、自采）的商品

一件代发：商品是由供应商发货，货权属于供应商

3）商品的保质期：如果企业的仓库是支持批次管理的，在进行采购批次入库时，可根据批次的生产日期和商品的保质期来管理商品的有效期。

支持批次管理的，商品的保质期需要维护数据

4)采购属性

采购配置：自采/区域统筹

商品创建的时候，经营模式是自营的商品，默认采购配置为自采

自采：企业可以自己采购的商品区域统筹：区域公司统筹的商品，企业可根据区域公司设置的采购方式进行采购，区域统筹的采购类型包含：集采、代采

集采：子公司向区域公司要货，由区域公司进行统筹进行采购，结算方式：子公司跟区域公司进行结算

代采：子公司可以直接向区域公司合作的供应商进行采购，结算方式：子公司跟区域公司的供应商进行采购

这个商品维护了供货关系，则在此处可点击查看此商品的采购信息；统筹的商品在这里也可以看到区域公司统筹的商品采购信息

采购信息包含：可采购的供应商名称、供应商编码、采购成本价

3.1.2采购供货管理

路径：店铺后台-商品中心-采购供货管理

功能介绍：此列表是为了维护合作的供应商可以为企业供货哪些商品，以及供货的采购成本价，订货倍数和税率

1）第一步，点击创建

2）第二步，选择供应商，选择商品，维护采购成本价，订货倍数，税率

3）第三步，点击提交。

提交成功，则在下采购单时，选择供应商进行采购时，则可选择到维护的商品

3.2采购

3.2.1要货单

路径：店铺后台-采购-要货单

功能介绍：此功能是区域统筹的商品，子公司可通过要货单向区域公司采购商品，只要区域统筹的商品才可通过要货单进行处理

要货单包含：要货单列表、要货单创建、要货单编辑

要货单列表

可根据查询条件搜索要货单，并可查看要货单的状态、要货数量、处理数量、收货状态、创建人、创建时间

要货单列表字段包含：要货单号、要货企业、要货仓库、指定仓库、指定仓库所属企业、是否同一核算主体、要货单状态、需求日期、要货数量、指定仓待处理数量、要货仓已收货数量、收货状态、备注、创建人、创建时间

要货单状态说明：

要货单创建

适用角色：企业采购部同事

第一步，需要点击“新增要货单”

第二步，填写要货单

可根据要货情况填写内容，已下为填写字段解释说明：

添加商品，填写要货数量

填写完内容，可提交审核

要货单审核

适用角色：企业采购部管理员

如果配置了审批流，则需要人员在时刻助手上进行审核；管理员创建的要货单则不需要审核

1）点击审核，查看要审核信息

2）则审核人需要在时刻助手端选择审核通过/不通过

3.2.2要货入库单

路径：店铺后台-采购-要货入库单

功能介绍：此功能是企业收到采购的商品，在系统上需要操作要货入库，入库之后，入库的商品数量会直接在商品的库存上做累加

要货入库单包含：要货入库单列表、要货入库单创建

要货入库单列表

可根据查询条件搜索要货入库单，并可查看要货入库单的金额、收货仓库、发货仓、入库数量、入库时间

要货入库单列表包含字段：入库单号、状态、关联要货单号、关联内部销售订单号、含税总金额、收货仓库、发货仓、创建时间、创建人、入库数量、入库时间、入库日期、备注

要货入库单创建

第一步，选择要货企业，要货仓库，指定仓库

第二步，选择处理单据，填写入库数量，生产日期，保质期，入库批次号

可根据已收到的采购商品填写内容，已下为填写字段解释说明：

也可点击”查看”，看到此次要货单的发运信息

3）第三步，点击保存，则入库成功

3.2.3采购订单

路径：店铺后台-采购-业务单据-采购订单

功能介绍：此功能是企业可对自采的商品下采购订单，以及区域统筹的商品设置的可代采的商品也可直接下采购订单

采购订单包含：采购订单列表、采购订单创建

采购订单列表字段包含：

采购单列表的字段包含：采购单号、单据来源、外部系统单号、采购类型（自采/代采）、采购企业名称、状态、供应商发货状态、供应商、采购单创建时间、采购含税金额、采购总量、在途数量、已入库数量、已入库总成本、入库待审核数量、入库待审核成本、退货实际出库数量期望到货日期、收货仓库、备注、创建人

状态说明：

可点击查看，查看采购订单详情：采购信息和采购的商品信息

也可点击顶部的tab，切换查看发货信息，入库信息，和出库信息

采购订单创建：

1）第一步，点击新增企业采购单

2）第二步，填写订单内容

字段说明：

3）第三步，点击提交

3.2.4采购入库单

路径：店铺后台--采购--业务单据--采购入库单

功能描述：管理采购单的入库数据，这里的采购入库不包含要货入库。

操作：支持创建采购入库单、审核、编辑、查看、导出

采购入库单列表

采购单列表的字段包含：采购入库单号、采购单号、入库来源类型（人工录入/系统自动入库）、外部系统单号、入库单状态、采购企业名称、仓库名称、仓库编码、仓库类型、供应商名称、供应商编码、创建时间、入库日期、收货含税金额、收货未税金额、备注、创建人

状态说明：

创建

操作，第一步选择企业采购入库单

第二步，选择采购企业名称，选择对应的收货仓库，以及对应的供应商名称

第三步，选择采购订单进行入库

说明：如果收货仓库支持批次管理，则录入收货信息时需要调谐生产日期、保质期等信息，如果不支持，则不需要。

审核信息

支持查看采购入库单的审核信息，采购入库单审核通过后系统自动入库，更新库存信息

3.2.5采购发运通知单

路径：店铺后台--采购--业务单据--采购发运通知单

功能描述：登记采购订单的发货信息，方便业务人员实时查看运输轨迹以及预计到货时间。

操作：支持创建采购发运单创建、修改运单信息、查看物流信息、取消发运单

发运单列表包含：发运单号、发运单状态、采购单号、采购企业、供应商名称、收货仓库、仓库类型、收货人、收货人手机、收货地址、发运数量、单据创建时间、发货日期、预计到货日期、来源类型、含税总金额、运输信息

状态说明：

创建

创建发运单入口主要有两个，供应商后台、企业管理后台，如果在企业管理后台创建时，需要选择供应商、仓库、以及采购企业。

下一步，需要选择采购单进行发货，以及填写发货数量

最后填写发运信息

点击保存，创建发运通知单成功，则在采购订单可以查看此单子的发运信息

3.2.6采购退货出库单

路径：店铺后台--采购--业务单据--采购退货出库单

功能描述：对于发生采购退货业务时，可以通过该功能实现，采购退货时，需要基于采购入库单进行退货，需要选择对应的采购入库单。

操作：支持创建采购退货出库单创建、审核，取消、出库、查看物流、修改运单等操作

采购退货出库单列表字段包含：采购退货出库单号、采购单号、采购入库单号、单据状态、退货仓库、退货仓库类型、采购企业名称、退货类型、来源类型、外部系统单号、供应商编码、供应商名称、创建时间

状态说明：

创建

创建采购退货出库单时都需要审核，目前的审核主要在时刻助手APP端完成，审核通过的采购退货出库单，需要再操作出库操作。

创建时，需要选择采购企业名称、选择退货类型、选择退货仓库、选择供应商、选择采购入库单进行退货，填写退货申请数量

最后点击保存并提交

出库

审核通过的采购退货出库单状态处于待出库，需要进行出库操作，出库时需要填写出库日期并点击保存