2023年6月9日【课件】以旧换新“时刻助手”操作指引V1.1

名气家（深圳）信息服务有限公司

以旧换新“时刻助手”操作指引

目录

一、概述

时刻助手平台包括时刻助手ERP和时刻助手APP，支撑港华集团延伸业务的发展，为便于工作的开展，特制定此系统操作指引，港华集团各燃气合资公司（以下简称JV公司）及名气家各区域运营公司（以下简称区域运营公司）可参照本指引操作系统。本指引为名气家、区域运营公司、JV公司、相关业务人员作为系统一体化的参考。

1.1企业场景介绍

已上时刻助手ERP系统的企业，通过时刻助手ERP系统进行燃气具商品管理、库存管理、销售管理及售后管理，通过财务U8C系统进行财务账务核对。

未上时刻助手ERP系统的企业，通过TMS系统进行燃气具商品管理、库存管理及财务账务核对，通过TCIS3.0系统进行销售管理及售后管理。

1.2适用的范围

适用于所有已上时刻助手系统的企业。

二、采购指引

2.1采购流程

时刻助手支持区域集采和企业自采，系统操作指引如下：

需求部门发起采购申请单企业采购->采购申请单

采购申请通过审批，进入到采购申请明细

采购部处理采购申请单企业采购->采购申请明细

系统自动生成集采订单系统自动生成要货单系统自动生成采购单企业自采区域集采区域公司处理要货单

采购订单打印PDF给供应商&供应商到管理后台获取采购订单

1.需求部门发起采购申请

2.采购部门处理采购申请

3.集采：区域公司处理要货单

4.区域公司处理完要货单，自动生成对供应商的采购订单

2.2采购入库

供应商到货->仓库清点无误->签收进仓

时刻助手ERP操作入库

创建入库单区域集采：企业采购->集采要货->要货入库单->新增入库单企业自采：企业采购->采购入库单->新增入库单

集采 — 走要货入库

自采 — 走采购入库

三、销售指引

时刻助手平台的销售支持门店销售、户外销售、网上销售

3.1时刻助手ERP代客下单

顾客到店，销售人员通过时刻助手ERP代客下单时刻助手ERP->订单中心->代客下单创建订单

选择是否冻结库存、选择出仓库输入户号查询顾客信息选择商品，可修改售价选择工单服务、预约上门服务时间选择活动是否以旧换新

订单创建成功->收款选择支付方式-支持先款后货和先货后款

订单同步TC3.0，创建服务工单

门店下单，通过时刻助手PC端代客下单

3.2时刻助手APP代客下单

员工上门服务时刻助手APP->代客下单->创建订单

下单流程同时刻助手ERP

员工在APP端下单选择线上收款，系统自动完成收款选择线下收款，需要在ERP端确认收款

时刻助手APP端销售

3.3 TCIS3.0录入订单

顾客到店，销售人员通过TCIS3.0系统销售TCIS3.0系统->燃气具销售管理->零售管理

零售单操作->创建订单->绑定用户及设置优惠->缴费开票（可预付定金）->转销售单

销售单转换完成->发起售后服务（送货、安装）

3.3.1燃气具销售-零售管理-零售单管理-零售单操作-订购-生成订单

3.3.2燃气具销售-零售管理-零售单管理-零售单操作-确认订单信息-绑定用户-选择优惠-保存订单

3.3.3燃气具销售-零售管理-零售单管理-零售单操作-缴费

3.3.4燃气具销售-零售管理-零售单管理-零售单查询-发票打印/录入

3.3.5燃气具销售-零售管理-零售单管理-转销售单处理-转销售单

3.3.6燃气具销售-零售管理-零售单管理-转销售单处理-燃气具安装业务

3.3.7燃气具销售-燃气具售后服务管理-燃气具安装业务-录入用户号-发起安装业务

3.4 销售日对帐

通过销售报表和收款汇总表确认当天的收入和资金流水

财务和销售每日核对销售收入和资金流水

销售和财务核对收款资金流水：财务管理->应收->收款汇总销售人员统计销售日报表：代客下单管理->导出订单数据中心->报表管理->销售报表

系统每日收款和企业银行帐户资金到帐核对

确认每日销售数量和销售金额

导出销售日报表确认销售数量和金额

导出收款汇总表核对资金到帐

四、销售出库指引

销售人员确认送货安装时刻助手ERP->代客下单管理->生成销售出库单

客服人员派单派完工单通知售后维修人员上门服务

仓库领料售后维修人员打印工单到仓库领料

仓库人员确认物料出库ERP：库存中心->出入库->销售出库->出库

销售人员确认送货安装，生成销售出库单

仓库人员出库后确认出库

五、售后退货指引

客服人员发起售后订单中心->代客下单管理->订单详情->发起售后

客服主管审核售后订单中心->售后列表->处理售后->审核通过自动生成销售退货入库单

仓库确认退货入库库存中心->出入库->销售退货入库

客服主管确认退款订单中心->售后列表->处理售后财务确认退款：财务->退款管理->退款确认单->退款申请单

1.

客服人员发起售后申请，代客下单管理->订单详情

2.客服专人审核售后申请，如果已发货需要退货审核通过会自动创建退货入库单

3.如果有退货，仓库管理人员确认销售退货入库，然后客服售后专员到订单中心->售后列表中确认退款金额，如未发货则跳过这一步

4.财务在确退款确认单中确认退款，之后自动生成退款申请单

5.财务在退款申请单上操作“退款”，如果线上支付订单资金原路退回

六、库存查询指引

6.1 查询仓库库存

仓库人员需要了解在库库存商品中心->普通仓库存->普通仓库查询

在普通仓库存查询的列表通过“仓库、库存数量”等字段筛选出来对应的商品库存，包括可售+冻结库存，可导出

1.在普通仓库存查询可查到所有商品库存，如果只想看有库存的商品，查询条件库存数量填1

6.2 查询冻结库存

在时刻助手下单，库存可以冻结不扣减，商品出库扣减库存，如果想看哪些商品有冻结库存，操作指引如下：

仓库人员需要了解冻结库存商品中心->库存冻结明细

在库存冻结明细的列表通过“仓库、商品”等字段筛选出来对应的商品冻结库存

6.3库存变化查询

如果想了解商品库存变化，可通过库存流水、出库明细表、入库明细表查询库存的出入库变化

仓库人员需要了解库存变化明细库存中心->报表管理

了解商品所有入库流水报表管理->入库明细表了解商品所有出库流水报表管理->出库明细表了解商品所有出入库流水报表管理->库存流水

6.4库存每期的期初和期末数量查询

财务和仓库人员需要了解每月的商品期初库存数、本期入库数、期末库存数，可以通过财务进销存报表（有金额）和业务进销存报表（无金额）查看

仓库人员需要了解每月的商品期初库存数、本期入库数、期末库存数库存中心->报表管理->财务进销存报表&业务进销存报表

业务查看：业务进销存报表财务查看：财务进销存报表

七、财务操作指引

7.1 应付-付款操作指引

采购流程完成，采购物资入库后，供应商开出发票，由采购和财务走付款流程，指操作指引如下：

采购入库完成，收到供应商发票，采购和财务走付款

采购入库单&要货入库单已入库->进入到采购明细

采购人员跟据要货明细下推生成系统发票财务管理->应付->应付明细列表->下推生成发票

采购人员跟据系统发票生成付款申请单财务管理->应付->应付发票列表->下推生成付款申请单

财务人员看到付款申请单给供应商付款财务管理->应付->付款申请单列表->确认付款

系统自动进行付款核销财务完成线下打款

1.采购人员找到应付的采购｜要货入库单，下推生成应付发票，系统自动生成应付发票

2.采购人员选择上一步生成的应付发票，下推生成付款申请单

3.财务付款完成后，在付款申请单列表中找到已付款的申请单，确认付款

7.2 应收-收款操作指引

企业所有的零售订单会自动进应收，自动创建系统发票，自动核销；集采流程中子公司向区域公司采购，区域公司内部销售给子公司的订单需区域公司手动创建应收发票和收款单，区域公司向子公司收款操作指引如下：

子公司完成要货入库，区域公司向子公司收款

区域财务向子公司开完发票，在应收发票列表新增应收发票区域后台：财务管理->应收->应收发票列表

区域财务创建收款单区域后台：财务管理->应收->收款单列表

区域财务核对资金到帐->到帐则收款确认系统自动进行收款核销

1.区域公司向子公司开出发票收款，在应收发票列表手动创建应收发票，关联内部销售订单

2.区域公司财务确认收款资金到帐，在收款单列表创建收款单

7.3 成本关帐操作指引

时刻助手采用月末平均加权计算成本，所以每月需要进行成本关帐，操作指引如下：

仓库将入库日期在结帐期内的入库单完成，不能有在途单据企业采->购采购入库单、要货入库单

财务每月底进行成本结算，将未结算的单据进行成本结算库存中心->成本管理->未结算单据

当月帐期所有单据结算完成，财务操作成本期末结帐库存中心->成本管理->成本期末结帐

出现单边正常结帐

成本结帐完成，可导出本期加权成本价库存中心->成本管理->月加权价查询结余的成本数量为负结余的成本金额为负

处理方法：1．业务处理-将错误的单据修改正确2．财务处理-创建成本调整单，将金额和数量调正确库存中心->成本管理->调整单

每月期末成本关帐前，财务先将未结算的单据全部结算掉

所有单据成本结算完成，然后进行每月期未结帐

7.4 U8C抛转凭证操作指引

所有已完成的单据进入到U8C抛转平台

财务进行凭证抛转财务管理->U8C财务凭证->凭证抛转平台

财务可以查看U8C已生成的凭财务管理->U8C财务凭证->已生成凭证列表

本期别凭证抛转完成，财务进行本期别应收、应付关帐财务管理->应付->应付关帐财务管理->应收->应收关帐

财务进入到下一期别的凭证抛转

1.

已完成的单据自动进入到U8C抛转平台，财务随时进行抛转

2.本期的单据全部抛转完成，财务进行应付｜应收的关帐，关帐后进入下一个期别的单据抛转